Autor: Nataša Nikolov, konsultant za event management i osnivač VFA Communications
U saradnji sa direktorkom za klijente, brending i event agencije BlackBox, Ivanom Jelovac, kroz ovo specijalno izdanje istražićemo tri ključna pitanja koja se tiču rada s agencijama na organizaciji događaja. U nastavku teksta, ona nam je dala odgovore na sledeća pitanja:
Koje su prednosti rada sa agencijom u organizaciji vašeg događaja?
Angažovanje event agencije je strateški potez koji pokazuje da vaš tim, a pre svega neko ko se bavi komunikacijama ili događajima, razume važnost usmeravanja energije na ono u čemu je zaista najbolji. Prepušta se posao stručnjacima za planiranje, kreativne koncepte i logistiku, dok se vi fokusirate na ključne poslovne ciljeve. Iz našeg iskustva i povratne informacije od klijenata najveći benefit koji klijenti imaju kada je organizacija događaja u pitanju, je jedna tačka kontakta gde klijent dobija u pravom smislu te reči jedan kreativni pogon (ključ u ruke) koga čine: planiranje, kreativa, sadržaj, kontrola, dovoljan broj resursa, eksternih dobavljača, upravljanje očekivanjima i merenje rezultata. Kada svi rade ono što najbolje znaju, teško je da uspeh bude izostavljen. Generalno ne samo za događaje već i za ostale usluge, saradnja sa agencijom je investicija u iskustvo koje vaš brend podiže na viši novo, pametna odluka koja donosi dugoročne poslovne rezultate. Kada klijent angažuje agenciju ne dobija samo jednu osobu, već čitav tim koji je podrška njegovom timu ili vrlo često jednoj osobi da realizuje projekat.
Kako efikasno usmeravati agenciju tokom projekta – koliko znamo da “upravljamo” agencijom i timovima tokom procesa i koji je značaj efektivne komunikacije?
Pre svega, čoveku je neophodan referentni okvir da bi doneo odluku. Razumevanje metaprograma, kao što je princip kretanja ka nečemu ili od nečega, ključ je za efikasnu komunikaciju i donošenje odluka. Ovaj metaprogram se može generalizovati na celokupan poslovni proces i strategiju donošenja odluka, što je od izuzetne važnosti za menadžment. Poznavanje metaprograma ciljne grupe kojoj se obraćamo omogućava postavljanje relevantnih referentnih okvira kao i standarda u merenju efikasnosti. Moramo da znamo šta želimo, šta komuniciramo, šta postižemo i sa kojim ciljem i na koji način upravljamo time.
Na primer, u komunikaciji sa klijentom koji želi da organizuje korporativni događaj, možemo primeniti ovaj princip tako što ćemo predložiti tematski koncept događaja koji inspiriše, motiviše učesnike da teže ka postizanju određenog cilja (npr. povećanje prodaje, promocija novog proizvoda, ili poboljšanje timske saradnje ili bilo šta što je ključno za poslovanje), ili da se distanciraju od prethodnih izazova/kriza (npr. prevazilaženje stresa ili smanjenje određenih “grešaka“ u poslovanju). Ovaj pristup ne samo da povećava efikasnost komunikacije, već postavlja standarde u merenju uspešnosti kampanje ili događaja, pružajući menadžmentu jasne pokazatelje uspeha.
Izazov nastaje kada menadžment kompanije samo spusti zahtev na tim, odnosno menadžera odgovornog za komunikaciju, a on nema jasno definisan okvir za donošenje odluka ili kako treba da komunicira određene zahteve. U takvim situacijama, agencija se suočava sa problemom usklađivanja strategije sa nejasnim ili često promenljivim komunikacijama i ciljevima klijenta. Nedostatak jasnog okvira može dovesti do neodređenosti u komunikaciji, neusaglašenih očekivanja i otežanog merenja uspešnosti. To nas primorava da preuzmemo aktivnu ulogu u strukturiranju i vođenju procesa donošenja odluka, pomažući toj osobi ili timu da definiše jasne ciljeve kako bismo došli do zadovoljavajućeg rešenja za sve učesnike procesa.
| Generalno ne samo za događaje već i za ostale usluge, saradnja sa agencijom je investicija u iskustvo koje vaš brend podiže na viši novo, pametna odluka koja donosi dugoročne poslovne rezultate. |
Naša uloga postaje dvostruka: ne samo da pružamo kreativna rešenja, već i da razumemo, međusobno učimo o važnosti postavljanja jasnih referentnih okvira kako bi svima bilo lakše da radimo. Ovo uključuje predlaganje konkretnih koraka za pronalaženje rešenja, izradu jasnijih predloga i planova, što daje jednu drugačiju perspektivu na proces rada. Na ovaj način, ne samo da doprinosimo uspehu projekata, već i dugoročno jačamo strategijsko razmišljanje unutar klijentove organizacije. Dodatno u prilog ovome, neophodno je imati jasne merljive kriterijume na osnovu kojih se donose odluke.
Uspešna komunikacija nije ona koja polazi od subjektivnih preferencija, poput “Meni se dopada takav pristup“, već ona koja omogućava da svi učesnici “progovore istim jezikom“ i ispunjava cilj. Uspostavljanjem zajedničkog jezika i razumevanja, možemo postaviti čvrste temelje za uspešan projekat. Dakle ključna je komunikacija i razumevanje – nije stvar u načinu da li komunicirate kroz naučene tehnike, već na koji način će druga strana razumeti ono što vi kao agencija ili klijent komunicirate, odnosno želite da komunicirate i koliko je to kompatibilno sa potrebama i ciljevima.
Šta očekujete kao klijent, a koji su ključni rezultati potrebni za uspešan događaj?
Bez obzira što radim u agenciji – realno, klijent je suštinski uvek odgovoran za najmanje 50% uspeha nekog projekta, zadatka, kampanje ili događaja. Nažalost, isto tako i za 50% neuspeha; dosta često dolazi do zahteva klijenta za promenama i prepravkama koje sruše celu konstrukciju kampanje ili koncepta događaja. Zbog toga je zaista moćan osećaj za sve uključene kada se agencija i klijent zaista uklope i razumeju… što bi rekli, tada je samo nebo granica za rezultate.
Svaki rezultat ima potencijal da ne bude samo rezultat. Iza njega se krije priča koja ide dalje od brojeva. I loš rezultat na kraju može biti pobeda. Zato je važno imati plan i osluškivati ceo proces postizanja rezultata, kretanja u svom referentnom okviru i promenama koje se tu dešavaju. Zatim, kada dobijete ono što želite, važno je šta ćete sa tim da uradite. Da li ćete samo da izađete iz “stresa za targetom“ ili ćete zaista razviti dodatnu vrednost? Pravi rezultat je holistički, obuhvata kvantitativne i kvalitativne aspekte.
Za nas kao brending i event agenciju, ključno je da svaki projekat tretiramo sa maksimalnom pažnjom, vodeći računa o svim aspektima – od najmanjih detalja do šire slike. Naš pristup se zasniva na dubokom razumevanju klijentovih ciljeva, ali i na fleksibilnosti da se prilagodimo promenama i inovacijama koje donosi tržište. Klijenti su sa nama zbog naše sposobnosti da izgradimo autentične priče, koje u datom trenutku daju dodatnu vrednost široj slici klijentovog biznisa.
U radu sa klijentima, važno nam je da gradimo poverenje kroz transparentnost i otvorenu komunikaciju. Ponosni smo na našu sposobnost da se brzo prilagodimo potrebama klijenata, pružajući im podršku u svakom koraku procesa, od koncepta do realizacije. Klijenti često ističu našu posvećenost detaljima, proaktivnost u rešavanju izazova, i kreativnost koja donosi inovativna rešenja. Na kraju, naš cilj nije samo da ispunimo očekivanja, već da ih nadmašimo, stvarajući dodatu vrednost i dugoročne rezultate koji su više od brojki – to su priče koje inspirišu i ostaju upamćene.
| Online edukacija “Flow Event Management” se izdvaja u moru drugih edukacija jer vama i vašim zaposlenima nudi jasnu strukturu i precizne smernice. Primenljive na različite vrste događaja, informacije koje program pruža obojene su primerima iz višegodišnje prakse, sa posebnim osvrtom na skoro 10 godina iskustva organizacije događaja u korporaciji kao što je Microsoft. Ovaj program će vam pomoći da sagledate i delove i celinu jednog kompleksnog procesa, kao i da iz drugačijeg ugla pristupate segmentima događaja koji se nekada podrazumevaju. Za više informacija pišite na [email protected]. |
Foto: BlackBox arhiva
