Piše: Nataša Nikolov, konsultant za event management i osnivač VFA Communications
Hibridni i online događaji predstavljaju posebnu vrstu okupljanja koja postaje sve popularnija u današnjem digitalnom svetu. Ovaj članak će se osvrnuti na specifičnosti ovakvih događaja i istaknuti posebne aspekte koji zahtevaju drugačiji pristup organizaciji u odnosu na klasične događaje.
Kvalitet
Prvo pitanje koje se postavlja jeste odluka o kvalitetu ovih događaja. Kada planirate hibridne ili online događaje, važno je postaviti ciljeve i poruke koje želite preneti. Kvalitet događaja može značajno uticati na budžet i sadržaj. Sve je moguće izvesti, ali zahteva adekvatna sredstva i resurse. Na vama je odluka hoćete li sami pripremati sve, što može zahtevati dodatna IT znanja i veštine, i možda vaše vreme da iste steknete, ili ćete angažovati tim koji će pružiti logističku, IT i audio-vizualnu podršku.
Nivo uključenosti ciljne grupe
Jasno definišite na kojem nivou želite komunikaciju sa vašom publikom – ciljnom grupom. Da li želite da učesnici budu samo posmatrači ili očekujete aktivno učešće kroz komentare, postavljanje pitanja ili video pozive? Odredite šta vam je bitno i zašto, kako biste ostvarili željenu interakciju.
Iskustvo publike – Experience
Kakav doživljaj želite da pružite vašoj ciljnoj grupi? Da li želite da imaju osećaj kao da gledaju film u jednom kadru, ili preferirate dinamičnu smenu kadrova? Ako je u pitanju hibridni događaj, želite li da publika vidi i druge učesnike kako bi se osećali povezano? Kvalitet slike i zvuka takođe ima ključnu ulogu u ukupnom utisku o događaju.
| Hibridni i online događaji imaju mnoge prednosti, i važno je naučiti kako ih najbolje iskoristiti. |
Podrška stručnjaka
Kada organizujete događaj u prostoru koji nije vaš, obavezno proverite kakvu tehničku podršku dobijate. Preporuka je da imate svoje ljude i da nekoliko puta pre događaja održite sastanke sa svim timovima, kako biste osigurali koordinaciju i efikasnu podršku.
Testiranje – Proba, proba, proba!
Testiranje je neophodan korak kod ovakvih događaja. Budite spremni na tehničke probleme i imajte plan za njihovo rešavanje. Na primer, live streaming događaja može naići na poteškoće zbog velikog interesovanja, ili platforme za komunikaciju mogu imati ograničen broj učesnika. U zavisnosti od konkretne teme i cilja vašeg događaja, svakako možete da obezbedite da snimak događaja bude dostupan kasnije.
Postavka za online prenos konferencije u organizaciji InStore Media
Dostupnost i ekskluzivitet
Kada organizujete online događaj, za čije prisustvo je potrebno izdvojiti sredstva od strane vaše ciljne grupe, važno je osigurati ekskluzivitet za učesnike. Ako je događaj zamišljen kao ekskluzivan, birajte platforme koje omogućavaju zaštitu tog ekskluziviteta. Učesnici treba da se osećaju poštovano i posebno.
Zaključak
Hibridni i online događaji imaju mnoge prednosti, i važno je naučiti kako ih najbolje iskoristiti. Oni omogućavaju lakše prenošenje poruka ciljnoj javnosti i postizanje ciljeva. Sa organizacijom ovakvih događaja, dostiže se veći broj ljudi, postajete dostupniji, ali i vaša odgovornost raste. Svaki format ima svoje prednosti i mane, a na vama kao organizatorima je da odlučite šta najviše doprinosi ostvarenju vašeg cilja.
| Online edukacija “Flow Event Management” se izdvaja u moru drugih edukacija jer vama i vašim zaposlenima nudi jasnu strukturu i precizne smernice. Primenljive na različite vrste događaja, informacije koje program pruža obojene su primerima iz višegodišnje prakse, sa posebnim osvrtom na skoro 10 godina iskustva organizacije događaja u korporaciji kao što je Microsoft. Ovaj program će vam pomoći da sagledate i delove i celinu jednog kompleksnog procesa, kao i da iz drugačijeg ugla pristupate segmentima događaja koji se nekada podrazumevaju. Za više informacija pišite na [email protected]. |
