Pet osnovnih koraka za lako planiranje događaja

Piše: Nataša Nikolov, konsultant za event management i osnivač VFA Communications

Foto: rawpixel.com/Freepik

Hajde onda da krenemo redom kako bismo videli šta svaki od navedenih elemenata podrazumeva. 

Da se podsetimo, ono od čega uvek krećete, a deo je Pre-event faze, jeste definisanje ciljne grupe, cilja događaja i krovne poruke, a sve u okviru prvog elementa – koncepta događaja. 

Sledeće što nas čeka jesu ljudi, odnosno formiranje tima koji će događaj da organizuje. Najvažniji aspekt ovog elementa jeste ko zaista ima odgovornost upravljanja događajem? Ko je tim lider, koordinator projekta, glavni i odgovorni za pripremu, realizaciju i raspremanje čitavog događaja? Zbog čega je ovo važno? Nepostojanje jasne odgovornosti negativno utiče na čitavu organizacionu strukturu, kao i na samu organizaciju događaja. Ovo posebno može doći do izražaja u kriznim situacijama, kada nam je potrebna osoba koja će doneti konačnu odluku, “preseći” i preuzeti odgovornost. 

Ko čini tim za organizaciju događaja? Od koliko manjih, specijalizovannih timova se on sastoji? Ko su njihovi koordinatori, i da li oni imaju jasna očekivanja od koordinatora projekta, ili tim lidera? 

U kojim fazama i podfazama se određeni timovi uključuju u planiranje, organizaciju, realizaciju i raspremanje događaja? Kada je momenat kada angažujete kreativni tim, kada tim za logistiku, a kada tim za IT podršku? 

Kada i da li angažujete spoljne saradnike kao što su različite kreativne, PR, brending i event agencije? Na koji način sa njima komunicirate i kako ih vodite kroz proces? Ovo je posebna veština, pre svega, komunikacije i upravljanja procesom saradnje sa eksternim saradnicima. 

I na kraju dolazimo do – naše ciljne grupe – oni zbog kojih i za koje događaj i organizujemo, oni kojima želimo da prenesemo našu poruku. Takođe, fokus je potrebno usmeriti i na sve one koji svojim učešćem doprinose da sadržaj ima određenu vrednost i kvalitet. To mogu biti, u zavisnosti od vrste događaja – voditelji, moderatori, panelisti, predavači, govornici, izvođači, izlagači i dr. 

Foto: Freepik

Na prostor, kao jedan od osnovnih elemenata u organizaciji događaja, treba da gledate kao još jedan medijum kojim šaljete poruku. On prvenstveno treba da komunicira vaše vrednosti i kulturu vaše organizacije. I zato je korisno da, u skladu sa tim, odgovorite na sledeća pitanja kada birate prostor: 

1.      Gde je najbolje da organizujete vaš događaj na način da komunicira vaše vrednosti?

2.      Kada rezervišete prostor i kada organizujete događaj? Koliko nas prostor uslovljava? 

3.      Zbog čega baš tu?

4.      Šta želite da postignete – koju poruku šalje taj prostor?

5.      Da li je potrebno brendiranje i kakvo ono treba da bude?  

Vreme ili kada je najbolje da događaj organizujete je stavka kojoj posebno treba da se posvetite, a uključuje – datum (koji se neće preklapati sa nekim drugim bitnim događajima, praznicima i sl.), vreme događaja i njegovo trajanje, u najopštijem smislu. Ukoliko uđete u detalje, videćete da je potrebno isplanirati i aktivnosti poput organizacija svih aktivnosti u pre-event fazi, zatim one koje nisu u prvom planu tokom realizacije samog događaja, kao i one koje podrazumevaju sve aktivnosti nakon događaja. Ponovo ću istaći značaj - pravovremena komunikacija ka svim akterima i učesnicima na događaju. 

Kada znate tačno šta je to što želite od vašeg događaja, i koga sve želite da u njemu učestvuje, onda možete da uđete u proces raspoređivanja resursa koji su vam na raspolaganju, a prvenstveno ovde mislim na organizaciju budžeta. Budžet uvek formirate kroz stavke koje uključuju prva četiri elementa, a onda radite fino podešavanje kroz model “must have” da bi se događaj desio, i ono što je “nice to have” – što bi bilo lepo imati kao aktivnost, brending, dodatnu aktivaciju, ali nije neophodno za samu realizaciju događaja.