U okviru projekta Trendovi, agencija Pioniri Communications okuplja lokalne i regionalne stručnjake iz različitih sfera koji daju svoje viđenje naredne poslovne godine i trendova koji će zavladati domaćim tržištem.
Ispred InStore Media Srbija, Vojislava Pešić, business event director, piše o novinama koje nas očekuju u event industriji i novim iskustvima za učesnike konferencija.
Korporativna event industrija – dalje u tekstu ograničiću se na B2B formate samit, konferencija ili seminar – doživela je veliku transformaciju od početka pandemije. Zetečeni naglom zabranom fizičkih događaja i okupljanja, organizatori su pred sobom imali dva izbora – da ugroze sopstveni opstanak nespremnošću da se prilagode novonastaloj situaciji ili da krizu iskoriste kao priliku. Oni snalažljiviji premostili su period zabrane kreativnim nastupom u online formatu (gde je, vremenom, očekivano, došlo do zasićenja publike), ali čuvajući i dodatno osnažujući svoju poziciju za povratak na „live.“
Na našim prostorima, na kojima je i inače zabeležena manja rigidnost i primena zabrane okupljanja, ljudi su jedva dočekali povratak na fizička okupljanja i već u 2021. bili smo svedoci punih sala (delimično pod maskama). Ono što je post-pandemijsko doba donelo event industriji je veliki tehnološki iskorak. Ubrzanim razvojem i usvajanjem digitalnih elemenata, kao i njihovim bržim inkorporiranjem u fizičke događaje, za kratko vreme otvoren je put za podizanje kvaliteta i dometa događaja, kao i za bolju komunikaciju i interakciju među učesnicima. Opšti je utisak da je pandemija kondenzovala godine tromih promena u svega nekoliko meseci.
Sada, kada su organizatori već nastupili sa nekim novinama, gde nas dalje vodi 2023?
ISKUSTVO
Iskustvo ostaje srž svakog događaja, u narednoj i svakoj sledećoj godini, naročito ako imate dobro utemeljen brend. Organizatori će i dalje morati da imaju na umu šta njihovi učesnici vide kao najveću vrednost događaja - da li je to edukacija (program i izbor relevantnih tema& govornika), prilika za druženje i networking (jednako važan element kao i program), prilika za upoznavanje sa ponudom izlagača (za događaje koji kompanijama i brendovima nude ovaj vid promocije) ili nešto drugo. Iako će se većina organizatora složiti da će „program uvek biti kralj“ svakog masovnog okupljanja, sekundarno se sve više pažnje posvećuje i drugim elementima. Sve je više korporativnih događaja koji se dizajnom oslanjaju na konceptualnu umetnost ili koriste elemente kojima podržavaju održivost, zelenu agendu ili neku drugu poruku od javnog interesa. Nezanemarljiv činilac je i bleasure – kombinovanje poslovnog okvira sa zabavnim sadržajem, koji se može odnositi na uklapanje revijalnih elemenata (muzički intermezzo u okviru programa) ili izbor lokacije koja je sama po sebi atraktivna.
HYBRID
Skoro svi profesionalci u industriji veruju da će popularnost hibridnih događaja nastaviti da raste u bliskoj budućnosti. Po povratku na događaje uživo (za one organizatore kojima je to primarni format), online prenos ili uključivanje govornika u program uživo, više je ličio na pretnju nego na priliku (vođeni strahom „ako ponudimo opciju praćenja preko linka, ljudi neće dolaziti uživo“). Taj strah ne samo da se pokazao neopravdanim, već donosi nove prilike (izvore prihoda) i širu publiku organizatorima, a učesnicima nudi dodatnu opciju da budu deo događaja čak i kada su fizički sprečeni. Isto važi i za opravdana uključenja govornika u program umesto dolaska na lice mesta. Naredna godina će doneti još sofisticiraniji pristup prenosima ili uključenjima uživo – bolju grafiku, više opcija na streaming platformama, mogućnosti za bolju segmentaciju programa, prenos događaja unutar događaja, kompozitna ili projektovana (3D) uključenja u realan prostor, itd.
Da bi se zadovoljila potražnja za događajima koji mogu ponuditi besprekorno iskustvo uživo, ali i online, na scenu su stupili mnogi novi startapi, i očekuje se da će njihov broj, kao i kvalitet hibrdidnih rešenja koja nude, samo rasti.
TAILOR-MADE EVENT APLIKACIJE
Platforme za povezivanje učesnika i izlagača u susret događaju, kao i za vreme samog događaja, pre samo nekoliko godina bile su još uvek u povoju (uostalom, kao i većina aplikacija koje danas koristimo). Postojali su (i dalje se koriste) skromniji alati za B2B networking, ali u narednom periodu svakako možemo očekivati eksploziju event aplikacija – personalizovanih (izrađenih po meri organizatora) platformi preko kojih će svi učesnici događaja moći da komuniciraju u realnom vremenu, kontaktiraju jedni druge, zakazuju sastanke, predstavljaju svoje usluge, pokreću različite brend aktivacije, grade svoj community itd. U ovom trenutku, na širem području regiona, čak ni renomirani festivali ili konferencije još uvek nisu ponudili niti iskoristili pun potencijal ove vrste visitor engagement-a. To će se u narednom periodu promeniti, pre svega sa tailor-made rešenjima za etablirane event brendove. Učesnici od organizatora uveliko očekuju tehnološka rešenja za premium iskustvo i ostvarivanje punog potencijala B2B komunikacije i povezivanja.
BIG DATA
Jasnije profilisanje učesnika kroz analizu podataka će organizatorima događaja pomoći da ispune očekivanja svojih gostiju na licu mesta, ali i u strateškom planiranju sadržaja. Na organizatorima je sve veći pritisak da budu korak ispred želja, potreba i namera učesnika i da ih konstantno iznenađuju odgovorom na njihova očekivanja. Najveći i najiskusniji organizatori događaja u industriji još više će koristiti podatke za kreiranje visoko personalizovanih iskustava. Korišćenje podataka u procesu planiranja ne zahteva po svaku cenu sofisticirane alate ili veliki budžet, jer su podaci dostupniji nego ikad.
Koje teme i priče vaši gosti žele da čuju? Koja znanja i poslovne veštine žele da unaprede? Šta ih motiviše da posećuju vaše događaje? Ako imate prave podatke, imaćete i odgovore na ta pitanja pre vašeg događaja. Dubljom analizom profila svojih učesnika, organizatori će stvarati iskustva koja zadovoljavaju njihove potrebe, rešavaju probleme i zabavljaju ih. To je siguran put ka građenju lojalne kritične mase, ali i konstantnom privlačenju novih lica.
PRITAJENI PR, SKRIVENI MARKETING
Vreme agresivnih i upadljivih sponzorskih poruka i nastupa na događajima polako prolazi. Toga su sve svesniji i PR timovi i timovi za komunikacije čak i velikih i rigidnih korporativnih sistema, koji sve veći fokus stavljaju na „tiho“ i relevantno uklapanje u agendu, umesto na izraženo brendiran nastup. Kompanije koje događaje koriste za promociju svojih brendova i usluga sve manje će voditi jednosmernu komunikaciju ka učesnicima („želimo da pokažemo koliko smo dobri u tome što radimo“) i sve više graditi prezentaciju kroz koncept „hajde da pričamo o široj slici i našoj ulozi u industriji.“ Očekujemo da će organizatori još više oblikovati svoje agende u ovom smeru, stavljajući u prvi plan očekivanja učesnika i korist koju svaki segment događaja donosi učesniku. Za razliku od prethodnog perioda, organizatori na našim prostorima imaće sve veću ulogu u postavljanju standarda događaja. Dosadašnja utemeljena politika da sponzori, opravdavajući svoja uložena sredstva, imaju jednostrano pravo odlučivanja o svom nastupu, menja se u smeru koji i njima samima donosi dugoročniji pozitivan efekat.
AMBASADORI SOPSTVENOG BRENDA
Organizatori više neće biti samo programski i logistički nosioci događaja – oni postaju pravi ambasadori svog brenda i - pravi domaćini. Organizatori moraju publici da pokažu sav trud koji su uložili u odabir tema i govornika (koji delom moraju biti izvan naših tržišnih okvira – dakle, ljudi ili kompanije sa globalnim iskustvom i uvidom u trendove), kao i brigu o učesnicima na licu mesta. Publika to oseća i ceni. Dok je angažovanje spoljnih saradnika u nekim slučajevima opravdano (svakako u zavisnosti od broja učesnika i formata događaja), projekte ipak najbolje poznaju i predstavljaju ljudi koji su ga stvorili. Zahvaljujući takvom pristupu, učesnici stiču utisak neposrednosti i prisnijeg odnosa sa timom čijem događaju prisustvuju, što dalje vodi građenju jačih i lojalnijih veza i većeg poverenja. Uz jaku organizacionu strukturu, ovaj krajnje subjektivan pristup donosi i jednu dozu emocije i personalizovanog pristupa, koje svakako ne treba zanemariti.
